구글 스프레드시트 저장& 수정& 삭제(3강)

다비의 구글 스프레드시트 바이블 3강입니다.

 

3강에선 구글 스프레드시트 저장, 수정, 삭제 방법을 소개합니다.

 

구글 스프레드시트 저장

1️⃣ 자동 저장

구글 스프레드시트는 입력 즉시 입력한 내용이 자동 저장 됩니다.

때문에, 신경 써가며 저장하기 버튼을 일부러 찾아서 누르지 않아도 됩니다.

클라우드 기반으로 구글 드라이브에 자동 저장이 되기에 실수로 종료한다거나 해서 데이터가 유실되는 일도 거의 없습니다.

 

2️⃣ 엑셀, csv, pdf, html 형태로 파일 저장하기

이 경우엔 왼쪽 상단의 파일 > 다운로드로 가보면 다운로드 가능한 형식들이 나옵니다.

엑셀로 다운로드 하는 경우엔 현재 입력된 데이터가 그대로 엑셀 형식으로 들어가서 바로 작업이 가능합니다. 다만, 앱스크립트나 호환이 안되는 기능, 서식 등은 반영이 안 되는 경우가 있습니다.

csv로 다운로드 하면 각 셀의 값들을 한 행에 이름, 생년월일, 이메일 순서대로 46개 행으로 저장해줍니다.

pdf로 다운로드 하면 편집이 불가한 문서를 출력할 수 있습니다. 주로 출력용 보고서나 배포용 문서가 필요할 때 사용합니다. pdf로 저장할 때는 범위를 설정해야 합니다. 맞춤 페이지 나누기를 활성화 하고 수정을 누르면 페이지에 포함시킬 데이터 범위를 수정할 수 있습니다. 예시 데이터는 행만 움직이는 걸로 캡처했으나 열도 파란색 선을 잡아서 왼쪽, 오른쪽으로 조정하여 페이지에 넣을 화면의 양을 조절할 수 있습니다.

 

구글 스프레드시트 수정

1️⃣ 구글 스프레드시트 복사하기(사본 만들기)

구글 스프레드시트 자체를 수정한다는 의미는 해당 문서를 전체적으로 손보고 싶다는 뜻으로 볼 수 있습니다. 이를 위해서 현재 버전을 기록해두고 원본 문서에서 작업을 할 수도 있겠지만, 아예 동일한 문서를 복제해서 작업하는 것도 방법이라 할 수 있습니다.

 

사본 만들기는 왼쪽 상단 파일 > 사본 만들기를 통해 만들 수 있습니다.

이렇게 사본을 만들게 되면 이름을 편집하지 않을 경우, 원본 이름뒤에 ~의 사본이라고 붙게 됩니다.

본인이 원본 문서의 주인일 때, 내 원본은 현재 상태를 유지하고 싶다면 저렇게 사본을 생성한 뒤 공유하면 됩니다.

혹은 권한을 제공하고 원래 공유하는 링크에 /edit이라고 적히게 되는데 이 뒤를 아예 지우고 /copy로 링크를 전달하면 해당 링크를 눌렀을 때 바로 사본이 생성됩니다.

최초에 생성되는 공유용 링크 샘플:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rawpqAFxJNbuD3Qn9VPTtab37Y0VTQp62__epxN1iMc/edit?gid=0#gid=0

상대방이 아예 사본으로 연결되게 하는 링크 샘플:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rawpqAFxJNbuD3Qn9VPTtab37Y0VTQp62__epxN1iMc/copy

 

직접 눌러서 확인해보시길 바랍니다.

 

2️⃣ 구글 스프레드시트 복원하기

앞서 언급한 것처럼 원본 문서에서 작업을 했는데, 이전 버전으로 다시 수정하고 싶다면 복원하기를 활용할 수 있습니다.

현재 버전 이름 지정을 통해 미리 버전을 지정해두면 해당 버전으로 바로 원복할 수도 있고 아니면 파일 > 버전 기록 > 버전 기록 보기를 통해 내가 원하는 버전을 찾아서 해당 버전으로 원복할 수도 있습니다.

 

버전 기록 보기를 눌러보면 아래와 같은 화면을 볼 수 있습니다.

1번 - 모든 버전이 기록되어 있습니다. 수정을 하면 기록이 남는다고 생각하면 됩니다. 모든 버전이라고 적혀있는 셀렉트 박스를 클릭하면 이름이 지정된 버전만 볼 수도 있습니다.

2번 - 현재 활성화된 버전에서는 이전 버전과 비교했을 때, 총 몇번을 수정했는지 볼 수 있습니다.

3번 - 수정된 부분을 색으로 표시해줍니다.

 

 

구글 스프레드시트 삭제

1️⃣ 구글 스프레드시트 내에서 삭제하고자 하면 {파일 > 휴지통으로 이동} 순서로 누르면 됩니다.

 

2️⃣ 구글 드라이브에서 삭제하는 경우엔, 구글 드라이브에서 삭제하려는 파일을 우클릭 > 휴지통으로 이동을 클릭하면 됩니다.

 

3️⃣ Sheets 페이지에서 삭제하는 경우엔, 삭제하려는 스프레드시트 끝에 점 3개 모양 클릭 > 삭제를 클릭하면 됩니다.

 

어디에서 삭제하나와 관계 없이 일단 삭제를 하게 되면 해당 파일은 휴지통으로 이동됩니다. 그리고 30일이 지나면 영구 삭제됩니다.

참고로 휴지통으로 이동하더라도, 다른 사용자들은 계속해서 파일을 열어볼 수 있습니다. 때문에, 아예 해당 파일을 없애고 싶은 상황이라면 필히 영구 삭제하기를 하셔야 합니다.

 

4️⃣ 파일 영구삭제 하는 방법

휴지통은 드라이브에 위치하고 있습니다. 

전체 파일을 영구삭제하려면 구글 드라이브 왼쪽 사이드바에서 휴지통 > 휴지통 클릭하면 나오는 화면 오른쪽에 휴지통 비우기 > 모달 창에서 완전 삭제를 클릭하면 됩니다.

개별 파일만 삭제하고 싶다면 구글 드라이브 왼쪽 사이드바에서 휴지통 > 휴지통 클릭하면 나오는 화면에서 원하는 파일을 우클릭 > 영구 삭제를 클릭하면 됩니다.