목차
다비의 구글 스프레드시트 바이블 4강입니다.
4강에선 구글 스프레드시트 공유, 관리, 인쇄 방법을 소개합니다.
구글 스프레드시트 공유
1️⃣ 일반 액세스 링크로 전달하기
일반 액세스 링크로 전달하기는 링크를 소유한 사람들은 다 접속할 수 있도록 공유하는 방식입니다.
이때, 해당 링크로 문서를 보게 될 사람들에게 뷰어, 댓글 작성자, 편집자로 역할을 설정해줄 수 있습니다.
| 역할 | 설명 |
| 뷰어 | 링크를 통해 문서를 볼 수 있습니다. |
| 댓글 작성자 | 링크를 통해 문서를 보고 댓글을 작성할 수 있습니다. |
| 편집자 | 링크를 통해 문서 보기, 댓글 작성, 문서 편집까지 할 수 있습니다. |
일반 액세스이다보니 개인마다의 역할을 개별로 셋팅할 수 없습니다.
링크로만 접속 가능하니 보안이 된다고 생각할 수 있지만 링크가 노출될 경우 원치 않는 대상자의 접속을 막을 수 없습니다.
아래는 일반 액세스 링크를 설정하는 방법입니다.
우측 상단의 공유 글씨를 클릭합니다.
원하는 제목을 설정합니다.
일반 액세스의 제한됨을 클릭하여 링크가 있는 모든 사용자로 변경합니다.
뷰어를 클릭해서 원하는 역할을 선택합니다.
링크 복사를 클릭해서 전달할 대상자에게 전달합니다.
(슬라이드 참고)
2️⃣ 이메일로 링크 전달하기
이메일 전달 방식은 개개인마다의 권한을 설정해줄 수 있다는 특징이 있습니다.
구글 계정으로 등록 했을 때만 역할을 설정할 수 있다는 점이 한계라면 한계지만 그래도 필요에 따라 개인마다 다른 권한을 주기 때문에 문서를 더욱 안전하게 관리할 수 있습니다.
특히나, 이 경우엔 개인에게 이메일로 전달하면서 역할이 설정되는 것이기 때문에 일반 액세스 링크로 공유하는 것보다는 보안이 더 우수하다 볼 수 있습니다.
우측 상단의 공유 글씨를 클릭합니다.
원하는 제목을 설정합니다.
사용자, 그룹, 캘린더 일정 추가 영역에 이메일 주소를 입력하거나 기존에 있던 이메일을 검색해서 선택합니다.
뷰어를 클릭해서 원하는 역할을 선택합니다.
전송을 클릭합니다.
(슬라이드 참고)
문서 공유를 위해 일반 액세스 링크를 전달하거나 이메일로 링크를 전달하고 나면 맨처음에는 자물쇠 모양으로 보이던 공유 옆의 모양도 지구 모양으로 변경되어 있습니다. 또한, 공유를 클릭 했을 땐 직접 설정한 값들을 확인할 수 있습니다.
3️⃣ 웹에 게시
마지막은 웹에 게시하는 방법인데, 이 경우는 이제 노출이 된다고 보면 됩니다. 위에 두 방법은 링크를 통해 공유되며 링크를 갖고 있는 경우만 확인이 가능한데, 웹 게시는 누구나 볼 수 있다는 특성이 있습니다.
어떤 형식으로 노출하냐에 따라 모양이 다르게 나타나는데요.
링크를 한번 눌러보시면 예시를 볼 수 있습니다. 아래 예시는 html 형태입니다. (캡처도 같이 올려두겠습니다.)
수정사항이 생기면 5분마다 업데이트가 되는데요. 시점 차이로 최신 버전이 노출되지 않을 수 있습니다.
또한, 어떤 범위로 노출하냐에 따라 로데이터 등도 전부 노출될거라 마찬가지로 보안사항이 있다면 주의해서 사용해야 합니다.
아래는 웹 게시 및 게시 중단 방법입니다.
파일을 클릭합니다.
공유를 클릭합니다.
웹에 게시를 클릭합니다.
기본 셋팅이 전체 문서로 셋팅된 셀렉트 박스를 눌러 원하는 노출 범위를 설정합니다.
기본 셋팅이 웹페이지로 셋팅된 셀렉트 박스를 눌러 원하는 노출 형식을 설정합니다.
웹 페이지를 선택하면 스프레드시트가 아닌 차트나 표만 노출이 됩니다.
이외 csv, 엑셀 , pdf를 선택하면 자동으로 웹페이지가 열릴 때 다운로드가 실행됩니다.
만약 웹 페이지에 삽입하려는 경우엔 삽입 탭을 눌러서 링크를 복사하면 됩니다.
게시를 중지하고 싶다면 게시된 콘텐츠 및 설정에서 게시 중지를 클릭하면 됩니다.
구글 스프레드시트 관리
1️⃣ 공유 권한 설정하기
부여한 역할에서도 좀 더 상세하게 권한을 설정하고 싶다면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 모양을 누르면 됩니다.
기본값은 둘다 체크가 되어 있는데 해제하면 권한이 추가로 제외됩니다.
'편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있습니다.' - 편집자 역할을 부여하면 인원을 추가하거나 추가한 인원의 권한을 뷰어, 댓글작성자, 편집자 등으로 수정할 수 있는데 언체크하면 인원 관리 관련된 권한만 빠진다고 생각하면 됩니다.
'뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시' - 체크된 상태에서는 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 등이 활성화 되지만 언체크하면 해당 항목들이 비활성화됩니다. 사용자가 문서를 정말로 보기만 했으면 좋겠고 내용이 외부로 노출되지 않기를 희망할 때 사용하면 유용합니다.
2️⃣ 부여한 권한 수정하기
소유권 이전)
구글 스프레드시트는 생성할 당시, 소유권이 생성한 계정에 귀속되어 있습니다.
그런데 만약 퇴사 등으로 소유권 자체를 넘기고자 할 때는 소유권을 이전할 수 있습니다.
- 오른쪽 상단의 공유 > 소유권 이전할 대상자의 역할 셀렉트 박스 > 소유권 이전
부여했던 액세스 권한을 삭제하고 싶다면 소유권 이전 바로 아래에 있는 액세스 권한 삭제를 클릭하면 됩니다.
3️⃣ 문서 정리하기
구글 스프레드시트를 생성하게 되면 구글 드라이브에 자동으로 저장이 됩니다.
문서의 위치는 기본적으로 별도 설정이 없으면 내 드라이브에 있습니다.
문서 정리는 pc에서 하는 것과 같은 맥락으로 이해하면 좋습니다.
다운로드 한 문서가 다운로드 폴더에 쌓이게 되면 몇개 없을 때는 거기서 그냥 봐도 좋습니다.
하지만, 양이 많아지고 분류가 필요하다면 폴더를 만들어 목적에 맞게 옮겨두는게 편리합니다.
마찬가지로 클라우드 환경의 드라이브에서도 필요에 따라 폴더를 생성해 문서를 옮겨가며 관리하면 됩니다.
문서가 많지 않다면 Google 앱을 클릭하고 Sheets를 클릭해서 나오는 리스트에서 선택하거나 검색하는 것도 편리합니다.
구글 스프레드시트 인쇄
구글 스프레드시트를 인쇄할 때는 ctrl + p (맥에서는 cmd + p)를 누르면 됩니다.
아이콘으로 인쇄하고 싶다면 프린터 모양을 누르면 됩니다.
인쇄 할때는 필요에 따라 인쇄 범위, 용지 크기, 페이지 방향, 비율, 여백 등을 선택해야 합니다.
인쇄하려는 범위를 설정할 때는 현재 시트로 활성화되어 있는 인쇄 부분을 수정하면 됩니다.
스프레드시트 전체 혹은 개별 시트 중 1개, 셀 1개 이런 식으로 선택할 수 있습니다.
용지크기는 a4, a5, b4, b5, letter 등 다양한 크기 프리셋 중 하나를 선택할 수 있습니다.
간혹 인쇄를 하려고 했을 때, 범위가 잘려서 넘어간다면 이때 비율을 사용하면 됩니다.
일반적으로는 너비에 맞춤, 높이에 맞춤, 페이지에 맞춤 등을 선택하면 해결이 되는데 혹시나 잘 안된다면 "맞춤 페이지 나누기 설정"을 눌러서 조정해보면 됩니다.
눌러보면 아래 캡처(왼쪽)처럼 중간에 줄이 그어진 경우엔, 100%로 설정됐을 때 A열부터 E열까지 출력되고 F열부터 H열은 다음 페이지에서 출력이 됩니다.
이때, 가운데에 그어진 줄을 클릭하고 오른쪽 끝으로 옮기면 캡처(오른쪽)처럼 선이 옮겨지면서 실제 인쇄 했을 때도 한 페이지에 모든 내용이 담기게 됩니다.
설정 후에는 우측 상단 페이지 나누기 확인을 클릭해야 합니다.
머리글, 바닥글도 선택이 가능한데 페이지 번호, 문서 제목, 시트 이름, 현재 날짜, 현재 시간 등을 함께 출력할 수 있습니다.
추가 하고 싶은 항목의 체크박스를 클릭하면 해당 항목이 정해진 위치에 추가되는데 위치를 옮기고 싶다면 맞춤 입력란 수정을 눌러서 수정하면 됩니다.
페이지를 열면 상단, 하단에 총 6개의 칸이 나타나는데 이 중 하나를 클릭해보면 추가할 수 있는 항목들을 고를 수 있습니다.
여기서 페이지 번호, 문서 제목, 시트 이름, 현재 날짜, 현재 시간 등의 위치나 노출 형식을 선택하면 됩니다.
여기서 다루지 않은 문서 삭제, 수정, 복원 등은 이전 포스팅에서 확인해보세요!
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